Regulamin
świadczenia usług

1.1Regulamin określa zasady świadczenia usług przez NYX Events Mikołaj Piechocki z siedzibą przy Brzozowa 31, 88-400 Żnin, NIP 5621808563, e-mail odpalamy@iclubevents.pl.

1.2Regulamin stanowi integralną część każdej Umowy. W razie rozbieżności pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.

1.3Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w słowniku poniżej.

2.1Wykonawca świadczy Usługi obejmujące w szczególności: udostępnienie Sprzętu (nagłośnienie, lampy LED, lasery dyskotekowe lub RGB/animacyjne, wytwornicę zapachowego dymu, parkiet ze sztucznej trawy, namiot iClub, pałeczki fluorescencyjne, oświetlenie UV, strefę VIP, karaoke — zależnie od wybranego Pakietu).

2.2Dostarczenie Sprzętu na Miejsce Wydarzenia w uzgodnionym terminie oraz jego odbiór po zakończeniu Wydarzenia.

2.3Montaż Sprzętu przed rozpoczęciem Wydarzenia oraz krótkie szkolenie w zakresie obsługi.

2.4Inne usługi dodatkowe opisane w wybranym Pakiecie.

2.5Szczegółowy zakres Usług określa każdorazowo Umowa lub oferta. Wykonawca może realizować część Usług przez podwykonawców, na co Zleceniodawca wyraża zgodę.

2.6Pominięcie elementu wzorcowo opisanego w ofercie nie jest nienależytym wykonaniem Umowy, o ile Strony zgodziły się na jego pominięcie.

3.1Wysłanie konfiguracji przez formularz lub konfigurator na stronie iclubevents.pl jest zapytaniem o termin, a nie Rezerwacją. Nie powoduje zajęcia terminu ani obowiązku zapłaty.

3.2Po sprawdzeniu dostępności Wykonawca kontaktuje się ze Zleceniodawcą i przedstawia Umowę wraz z danymi do zapłaty Zadatku.

3.3Umowa zawierana jest w formie dokumentowej (art. 77² Kodeksu cywilnego). Wykonawca udostępnia Zleceniodawcy treść Umowy pod indywidualnym adresem internetowym, a Zleceniodawca składa oświadczenie o jej zawarciu przez wpisanie jednorazowego kodu przesłanego na wskazany przez siebie adres e-mail. Wykonawca może udostępnić także przesyłanie kodu wiadomością SMS.

3.4Kod jest jednorazowy i ważny przez ograniczony czas wskazany w wiadomości. Wpisanie kodu jest równoznaczne z zawarciem Umowy o treści wyświetlonej Zleceniodawcy przed jego wpisaniem.

3.5Wykonawca utrwala fakt zawarcia Umowy: treść dokumentu w chwili akceptacji, datę i godzinę, adres e-mail, na który wysłano kod, oraz adres IP i identyfikator przeglądarki Zleceniodawcy. Zapis ten służy wyłącznie wykazaniu zawarcia Umowy.

3.6Niezwłocznie po zawarciu Umowy Wykonawca przesyła Zleceniodawcy jej treść w postaci pliku PDF na trwałym nośniku, wraz z danymi do zapłaty Zadatku.

3.7Rezerwacja jest skuteczna z chwilą łącznego spełnienia dwóch warunków: zawarcia Umowy oraz zaksięgowania Zadatku.

4.1Zleceniodawca wpłaca Zadatek, na który składa się opłata rezerwacyjna oraz Koszt dojazdu w kwotach wskazanych w Umowie, na rachunek bankowy Wykonawcy (mBank SA, 49 1140 2004 0000 3902 8533 9478) albo na wskazany w Umowie numer telefonu za pośrednictwem usługi BLIK.

4.2Zadatek płatny jest po zawarciu Umowy, w terminie wskazanym w wiadomości z podpisaną Umową. Niewpłacenie Zadatku w terminie może skutkować rozwiązaniem Umowy.

4.3Z chwilą wykonania Umowy Zadatek zalicza się na poczet Wynagrodzenia.

4.4W przypadku rozwiązania Umowy za porozumieniem Stron lub z powodu Siły Wyższej Zadatek podlega zwrotowi w terminie 7 dni roboczych od dnia rozwiązania lub odstąpienia od Umowy.

4.5W przypadku jednostronnej rezygnacji Zleceniodawcy z Usług przed datą Wydarzenia Zadatek nie podlega zwrotowi.

5.1Zmiany Rezerwacji wymagają przesłania rezygnacji lub zapytania o zmianę na adres odpalamy@iclubevents.pl.

5.2Zleceniodawca może przenieść Rezerwację na inny dostępny termin z wykorzystaniem wpłaconego Zadatku, o ile Wykonawca dysponuje wolnymi terminami. Z tej możliwości można skorzystać jeden raz.

5.3Zadatek można wykorzystać do 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym został wpłacony.

5.4Zmiana terminu może nastąpić najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem świadczenia Usług, o ile Wykonawca dysponuje wolnymi terminami.

5.5W przypadku braku współdziałania Zleceniodawcy, uniemożliwiającego świadczenie Usług, Wykonawca może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym, po uprzednim wezwaniu Zleceniodawcy do zaprzestania naruszeń.

5.6Zleceniodawcy będącemu Konsumentem nie przysługuje prawo odstąpienia od Umowy zawartej na odległość w zakresie świadczenia Usług, zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta (usługi związane z wydarzeniami rozrywkowymi świadczone w oznaczonym dniu).

6.1STANDARD: namiot iClub, nagłośnienie, lampy LED, laser RGB, montaż i demontaż, serwis w czasie wynajmu.

6.2PREMIUM: wszystko z pakietu STANDARD oraz zapachowy dym, laser animacyjny, parkiet ze sztucznej trawy i 50 pałeczek fluorescencyjnych.

6.3VIP: wszystko z pakietu PREMIUM oraz oświetlenie UV (Fluo Party), strefa VIP i karaoke.

6.4CUSTOM: zakres ustalany indywidualnie i opisany w Umowie.

6.5Godzina montażu zależy od wybranego Pakietu: STANDARD od 17:00, PREMIUM od 16:00, VIP od 15:00. Dokładną godzinę wskazuje Umowa. Odbiór Sprzętu następuje nie później niż do godziny 10:00 dnia następującego po Wydarzeniu, o ile Strony nie postanowią inaczej.

7.1Pozostałą część Wynagrodzenia wraz z Kosztem dojazdu Zleceniodawca płaci gotówką na Miejscu Wydarzenia w dniu Wydarzenia albo przelewem. Przelew musi zostać zaksięgowany na rachunku Wykonawcy najpóźniej 2 dni przed Wydarzeniem.

7.2Wszystkie należności są płatne na rachunek bankowy Wykonawcy: mBank SA, 49 1140 2004 0000 3902 8533 9478.

7.3Wszystkie kwoty podawane są w złotych polskich, w wartościach brutto.

8.1Sprzęt pozostaje wyłączną własnością Wykonawcy lub jego podwykonawców i po zakończeniu Wydarzenia jest im zwracany.

8.2Zleceniodawca umożliwi Wykonawcy wstęp na teren Miejsca Wydarzenia w celu dostarczenia i odbioru Sprzętu, w tym uzyska w razie potrzeby zgodę zarządcy miejsca.

8.3W razie szkód lub niedoborów w Sprzęcie Zleceniodawca pokrywa ich wartość. Wykonawca może potrącić je z Kaucji.

8.4Zleceniodawca przestrzega instrukcji obsługi Sprzętu i odpowiada za działania Osób Uczestniczących w zakresie korzystania ze Sprzętu.

8.5Zabrania się samodzielnego odłączania Sprzętu oraz dmuchawy namiotu od zasilania w trakcie Wydarzenia i po jego zakończeniu. Po odłączeniu dmuchawy namiot staje się podatny na podmuchy wiatru, a sprzęt zamocowany na jego ścianach może ulec zawilgoceniu.

9.1Wykonawca dostarcza Sprzęt w dniu i o godzinie wskazanej w Umowie, z tolerancją +/− 30 minut na nieprzewidziane sytuacje na trasie.

9.2Zleceniodawca zapewnia Miejsce Wydarzenia, w tym tytuł prawny do niego oraz dostęp do prądu 230 V. Nie ma możliwości podłączenia namiotu do agregatu.

9.3Zleceniodawca udostępnia Miejsce Wydarzenia w celu zainstalowania Sprzętu w terminie ustalonym przez Strony.

9.4Usługi nie obejmują sprzątania terenu po Wydarzeniu, poza zabraniem Sprzętu.

9.5Zleceniodawca umożliwia Wykonawcy fotografowanie i filmowanie Miejsca Wydarzenia wraz ze Sprzętem oraz wykorzystanie tych materiałów do celów reklamy i promocji, chyba że Strony ustalą inaczej.

10.1Na zabezpieczenie kosztów ewentualnych szkód lub braków w Sprzęcie Wykonawca pobiera Kaucję w wysokości 1000 zł, płatną w dniu Wydarzenia przed rozłożeniem Sprzętu.

10.2Po zakończeniu Wydarzenia Kaucja zostaje rozliczona i zwrócona, o ile nie stwierdzono uszkodzeń przekraczających tę kwotę.

10.3W przypadku szkód przekraczających wartość Kaucji Zleceniodawca reguluje różnicę na pierwsze żądanie Wykonawcy.

10.4Jeżeli namiot lub inny element Sprzętu zostanie zabrudzony w stopniu wymagającym profesjonalnego czyszczenia, Zleceniodawca zostaje obciążony kosztami czyszczenia, potrącanymi z Kaucji.

10.5W razie samodzielnego odłączenia dmuchawy lub Sprzętu od zasilania, wbrew punktowi 8.5, Kaucja nie podlega zwrotowi.

11.1Zleceniodawca odpowiada za szkody wyrządzone przez Osoby Uczestniczące, w tym zniszczenia lub niedobory Sprzętu oraz uszkodzenia Miejsca Wydarzenia.

11.2Zleceniodawca odpowiada wobec Wykonawcy i osób trzecich za nieprawidłowe korzystanie ze Sprzętu, w tym za działania i zaniechania Osób Uczestniczących.

11.3W przypadku uszkodzenia Sprzętu Zleceniodawca pokrywa koszty naprawy oraz straty Wykonawcy, w tym wynikające z niemożności realizacji innych umów w tym okresie.

11.4Wykonawca nie odpowiada za utratę przedmiotów wniesionych przez Zleceniodawcę lub Osoby Uczestniczące do Miejsca Wydarzenia.

11.5Wykonawca nie odpowiada za opóźnienie lub nienależyte wykonanie Usług wynikające z braku współdziałania Zleceniodawcy, w szczególności nieudostępnienia Miejsca Wydarzenia.

11.6Odpowiedzialność Wykonawcy ograniczona jest do naruszenia podstawowych obowiązków umownych oraz do szkód możliwych do przewidzenia w chwili zawarcia Umowy i typowych dla tego rodzaju stosunków. Ograniczenie nie dotyczy rażącego niedbalstwa ani winy umyślnej.

11.7Zleceniodawca zapewnia stały nadzór osób dorosłych nad dziećmi przebywającymi w namiocie i w jego otoczeniu. Dzieci nie mogą samodzielnie korzystać z namiotu ani mieć dostępu do dmuchawy i innych urządzeń.

11.8W razie awarii dmuchawy, rozdarcia lub uszkodzenia ścian namiotu, utraty stabilności lub spadku ciśnienia, a także przerwy w dostawie energii, Zleceniodawca niezwłocznie informuje Osoby Uczestniczące o konieczności bezpiecznego opuszczenia namiotu.

11.9W sytuacjach z punktu 11.8 Zleceniodawca odłącza główny kabel od sieci elektrycznej, unikając rozpinania instalacji wewnątrz namiotu.

11.10Zleceniodawca odpowiada za szkody wynikające z niewywiązania się z obowiązków z punktów 11.7–11.9 wyłącznie wtedy, gdy wynikają one z zawinionego działania lub zaniechania jego bądź osób pozostających pod jego nadzorem. Odpowiedzialność nie obejmuje awarii z przyczyn niezależnych od Zleceniodawcy, w szczególności nieprawidłowego działania dmuchawy, za które odpowiada Wykonawca.

11.11Zleceniodawca zapewnia własny nośnik muzyczny oraz osobę odpowiedzialną za jego obsługę. Wykonawca zapewnia nagłośnienie i możliwość podłączenia nośnika przez Bluetooth lub USB; chęć skorzystania z połączenia mini jack należy zgłosić z wyprzedzeniem. Wykonawca nie odpowiada za odtwarzanie muzyki ani za treść i jakość materiałów dostarczonych przez Zleceniodawcę.

12.1Żadna ze Stron nie odpowiada za niewykonanie Umowy spowodowane Siłą Wyższą, w tym katastrofami naturalnymi, zarządzeniami władz, wojną, zamieszkami, atakami terrorystycznymi, strajkami generalnymi, silnym wiatrem, burzą lub śniegiem.

12.2W takiej sytuacji każda ze Stron może odstąpić od Umowy w terminie 5 dni od wystąpienia okoliczności uniemożliwiających przygotowanie lub przeprowadzenie Wydarzenia. Zadatek podlega zwrotowi, a Zleceniodawcy nie przysługują roszczenia odszkodowawcze, w tym żądanie dwukrotności Zadatku.

12.3Jeżeli po dostarczeniu Sprzętu nastąpi nagłe, znaczne pogorszenie warunków pogodowych uniemożliwiające bezpieczny montaż i użytkowanie, Zleceniodawca ponosi wyłącznie Koszt dojazdu, a Zadatek podlega zwrotowi.

13.1Reklamacje należy kierować na adres odpalamy@iclubevents.pl lub listownie na adres siedziby Wykonawcy.

13.2Reklamacja powinna zawierać opis uchybienia oraz jego uzasadnienie.

13.3Wykonawca informuje o wyniku rozpatrzenia reklamacji w terminie 14 dni od wyjaśnienia zgłoszonego zdarzenia. Cała procedura nie powinna trwać dłużej niż 30 dni od doręczenia reklamacji.

14.1Wykonawca zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu. Zmiany nie dotyczą Umów zawartych przed ich wejściem w życie.

14.2W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego. Postanowienia Umowy ani Regulaminu nie uchybiają przepisom o ochronie konsumentów; w razie sprzeczności stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące.

14.3Oświadczenie o rozwiązaniu lub odstąpieniu od Umowy może zostać złożone mailowo, pisemnie lub w formie dokumentowej na adres wskazany w Umowie.

14.4Zmiany Umowy wymagają potwierdzenia obu Stron w formie pisemnej lub e-mail pod rygorem nieważności.

14.5Regulamin obowiązuje od dnia 1.08.2024.

15.1Administratorem danych jest Mikołaj Piechocki, prowadzący działalność pod firmą NYX Events Mikołaj Piechocki, Brzozowa 31, 88-400 Żnin, NIP 5621808563.

15.2Dane przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienia obowiązków prawnych (lit. c) oraz w prawnie uzasadnionym interesie Wykonawcy (lit. f).

15.3W związku z zawarciem Umowy w formie dokumentowej przetwarzane są także: adres e-mail, adres IP oraz identyfikator przeglądarki, z której złożono oświadczenie. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Wykonawcy polegający na możliwości wykazania zawarcia Umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

15.4Dane przechowywane są przez okres niezbędny do wykonania Umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi lub konieczny do dochodzenia roszczeń.

15.5Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wglądu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

15.6Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy.

15.7Kontakt w sprawie danych: odpalamy@iclubevents.pl.